Managed Services und Adoption & Change Management erleichtern HAUK & SASKO den Schritt zu Microsoft 365
Ingenieurgesellschaft nutzt vielfältige SVA Expertise für Transformation und dauerhaften Support.
HAUK & SASKO Ingenieurgesellschaft mbH
HAUK & SASKO wurde 1950 als Ingenieurbüro für Elektrotechnik in Bochum gegründet. Der Geschäftsbereich Informationssysteme besteht seit 1981 und ist am Standort Stuttgart angesiedelt. In der mittlerweile über 70-jährigen Firmengeschichte hat sich das Unternehmen vom klassischen Dienstleister im Bereich der Planung von Anlagen und der technischen Gebäudeausrüstung zu einem technologieorientierten IT-Dienstleister und Anbieter von innovativen Informationssystemen entwickelt.
Herausforderung
Um neue technische und organisatorische Standards im Bereich Modern Workplace zu etablieren, fiel bei HAUK & SASKO die strategische Entscheidung, das Arbeitsumfeld durch die Einführung von Microsoft 365 zu modernisieren. Es wurde rasch klar, dass für eine erfolgreiche operative Nutzung eine externe Experten-Unterstützung inklusive der Übernahme der Betriebsverantwortung notwendig war. Im Fokus stand aber auch die Heranführung der Mitarbeitenden an die Transformation, um eine hohe Akzeptanz, rasche Nutzung der Tools und somit auch optimierte Kommunikation zu gewährleisten.
Zudem sollten die Best-Practice-Ansätze von Microsoft so mit den Anforderungen von HAUK & SASKO kombiniert werden, dass dedizierte Regelwerke und Vorgaben zukünftig Anmeldungen, Zugriffe und Arbeitsweisen vorgeben.
Lösung: SVA Multicloud Managed Services
Mit den SVA Multicloud Managed Services entschied sich HAUK & SASKO für eine Lösung, die technische Innovationen zuverlässig zur Verfügung stellt, ohne dass eigene Kompetenzen aufgebaut und ein Betrieb administriert werden müssen. Zunächst wurde dafür der Microsoft 365-Tenant vom MCMS-Team komplett neu und nach den Wünschen des
Unternehmens angelegt und eingerichtet, unter Berücksichtigung der Best-Practice-Ansätze von MCMS und Microsoft.
Für definierte Produkte aus der Microsoft 365-Palette stehen nun die SVA Services zur Verfügung: Managed M365 Base inklusive Backup, Managed Exchange Online, Managed Teams, Managed SharePoint und Managed OneDrive. Die Services schließen nach der Implementierung nicht nur den kompetenten Betrieb der Lösungen ein, sondern stellen
mit einem dedizierten Servicemanager auch einen Single Point of Contact für die optimale fortlaufende Betreuung zur Verfügung.
Adoption & Change Management
Um die Akzeptanz der neuen Tools und Arbeitsweisen unter den Mitarbeitenden zu fördern, wurden zunächst in einem von den SVA Experten durchgeführten Workshop gemeinsam mit den Verantwortlichen bei HAUK & SASKO unternehmensspezifische
Anwendungsfälle in den Bereichen Kollaboration, Kommunikation, Dokumentenmanagement und Aufgabenverwaltung erfasst und analysiert.
Diese Anwendungsfälle bildeten die Grundlage für ein maßgeschneidertes Regelwerk (Guideline) sowie eine Tool-Matrix, die als Orientierungshilfe für die Mitarbeitenden dienen und die Akzeptanz der neuen Arbeitsweisen fördern. Ergänzend dazu wurden Change-Maßnahmen entwickelt, um Widerstände abzubauen, Mehrwerte aufzuzeigen und eine nachhaltige Nutzung sicherzustellen.
Ein besonderer Fokus lag auf der Einbindung von Multiplikatoren, die als Change Agents fungieren und die Neuerungen aktiv in ihre Teams tragen. In einem iterativen Prozess werden die Anwendungsfälle regelmäßig mit ihnen überprüft und bei Bedarf angepasst, um sowohl das Feedback der Nutzenden als auch die kontinuierlichen Weiterentwicklungen im Microsoft 365-Ökosystem zu berücksichtigen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeitenden nicht nur neue Tools zur Verfügung haben, sondern diese auch effizient und gewinnbringend in ihren Arbeitsalltag integrieren.
Fazit
Die Erwartungen bei HAUK & SASKO wurden vollkommen erfüllt: Dank der Einführung von Managed Services für Microsoft 365 wird kein Fachpersonal in diesem Bereich benötigt und man kann sich stattdessen weiterhin auf das Kerngeschäft fokussieren. Dabei profitiert das Unternehmen von der proaktiven Unterstützung bei den jeweiligen Services. Durch die agilen Arbeitsmethoden der SVA Experten wurden zudem nicht nur individuelle Anforderungen berücksichtigt, sondern es werden fortlaufend Innovationen geprüft und nach Rücksprache eingeführt. Weitere wichtige Vorteile liegen außerdem darin, dass die
Services und Informationen theoretisch von überall abgerufen werden können und dass Managed Microsoft 365 Public Cloud Backup zusätzliche Sicherheit bei Datenverlusten schafft.
Die Verlagerung der kompletten operativen Kommunikationsschnittstelle auf Microsoft Teams, Exchange Online und SharePoint konnte durch die Unterstützung des SVA Adoption & Change Managements bei den Mitarbeitenden erfolgreich positiv verankert werden. Durch Schulungen, Guidelines und auch den gemeinsam definierten Go-Live-Termin können sie Services optimal nutzen.
Die neuen Standards bieten HAUK & SASKO nun mehr Möglichkeiten, agil auf Marktanforderungen zu reagieren und durch den Evergreen-Ansatz von Microsoft keine Innovationen zu verpassen.
