Optimierte Anwendungen, bessere Kollaboration: Microsoft 365 für die Konrad-Adenauer-Stiftung

Schnelle Umsetzung und hohe User-Akzeptanz dank SVA Expertise

Die Konrad-Adenauer-Stiftung ist ein eingetragener Verein, der ausschließlich gemeinnützige Zwecke verfolgt. Mit rund 660 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Sitz in Sankt Augustin bei Bonn und in Berlin ist sie bundesweit aktiv, dazu vermitteln achtzehn politische Bildungsforen und Regionalbüros bürgernah die Botschaften und Themen der Stiftung. Darüber hinaus betreuen mehr als 1.000 Kolleginnen und Kollegen in über 100 Büros weltweit Projekte in rund 120 Ländern; sie setzen sich in ihren Gastländern für Demokratie,
Rechtsstaatlichkeit, Freiheit sowie Soziale Marktwirtschaft ein und fördern den Austausch zwischen Deutschland und den Einsatzländern.

Für nahezu alle Herausforderungen und Vorgaben wurde entsprechend unseren Wünschen Lösungen gefunden. Die vermittelten Fachexperten begegneten uns stets auf Augenhöhe, zuvorkommend und zuverlässig. Die zuständige persönliche Projektleitung seitens SVA unterstützte uns nachhaltig dabei, passende Ansprechpartner zu finden, trackte in turnusmäßigen Projektstatus-Meetings den Gesamtfortschritt, nahm neue Anforderungen auf und wies auf Probleme hin.

- Rolf Radmacher, Leiter ICT-Betrieb/-Sicherheit bei der KAS

Die Konrad-Adenauer-Stiftung verfolgte das Ziel, die IT-Infrastruktur zukunftsorientiert und zentral verwaltet aufzustellen. Im Mittelpunkt stand die Reduktion lokaler Datenablagen und dezentraler IT-Strukturen zugunsten moderner, cloudbasierender Lösungen. Damit sollten nicht nur die Komplexität und der Wartungsaufwand minimiert, sondern auch die Produktivität durch den Einsatz innovativer Kollaborationswerkzeuge gesteigert werden. Besonderes Augenmerk lag dabei auf den Aspekten Sicherheit, Nutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit, um eine effiziente, flexible und zukunftssichere IT-Landschaft zu schaffen, die den Mitarbeitenden moderne Arbeitsweisen und eine nahtlose Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg bietet.

Ein wesentlicher Teil der Herausforderung lag zudem darin, die bestehenden Systeme und Anwendungen an die neuen Anforderungen anzupassen. Viele der bisherigen IT-Komponenten waren nicht vollständig kompatibel mit modernen Cloud-Lösungen, was eine umfassende Überprüfung und Anpassung notwendig machte. Diese Anpassung war entscheidend, um sicherzustellen, dass die bestehenden Daten und Prozesse nahtlos in die neue Microsoft 365-Umgebung überführt werden konnten, ohne die Kontinuität der Geschäftsabläufe zu gefährden.

Schließlich war es wichtig, eine Lösung zu finden, die nicht nur die technischen Anforderungen erfüllte, sondern auch die Akzeptanz und das Engagement der Mitarbeitenden förderte. Daher sollte ein gut geplantes Adoption- und Change-Programm die Umstellung
erleichtern und die Mitarbeiter in den Prozess einzubinden.

Die Konrad-Adenauer-Stiftung e. V. (KAS) beauftragte die Experten von SVA mit der Migration von Lotus Notes zu Microsoft Exchange Online, inklusive der zu schaffenden Microsoft 365-Cloud-Infrastruktur und der zugehörigen Applikationen, sowie mit der Unterstützung und Qualifizierung der IT-Abteilung, der Anwenderinnen und Anwender. Nach der gemeinsamen Entwicklung einer Work-Breakdown-Struktur folgte die Migration, die ebenfalls in Kooperation mit dem IT-Team der KAS durchgeführt wurde. Daher lag ein besonderes Augenmerk auch von Beginn an auf der internen Qualifizierung der IT-Mitarbeitenden, also auf der Vermittlung des technischen Know-hows in Administration und Umgang mit den neuen Tools und Funktionen der Microsoft 365-Welt.

Die Entscheidung für die Implementierung von Microsoft 365 fiel aufgrund wesentlicher Vorteile der neuen Lösung: Zum einen verbessern die intuitive Oberfläche und die nahtlose Integration von Anwendungen die Benutzererfahrung, während zum anderen mobile Apps auch effizientes Arbeiten von unterwegs ermöglichen. Dank der ergänzenden Nutzung der Cloud-Dienste von Microsoft Azure profitiert die KAS zudem von hoher Verfügbarkeit und Skalierbarkeit: Die IT-Ressourcen können flexibel an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden, was insbesondere bei wachsenden Nutzerzahlen oder Lastspitzen die
Gesamtleistung der IT-Infrastruktur verbessert.

Durch die Einführung von Microsoft Teams und SharePoint Online als Teil der Microsoft 365-Palette konnten bestehende Hürden der Zusammenarbeit erheblich gemildert werden – effektive Echtzeit-Kommunikation und -Zusammenarbeit ist nun unabhängig vom geografischen Standort möglich. Diese Verbesserungen fördern nicht nur die Produktivität, sondern stärken auch das Gemeinschaftsgefühl und die Teamarbeit innerhalb der Organisation. Die Möglichkeit zur kollaborativen und gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten, unterstützt durch OneDrive und die Office-Online-Anwendungen, hat die Effizienz der Arbeitsprozesse der KAS zudem deutlich gesteigert.

Ergänzende Produkte wie AvePoint Cloud Governance stellen sicher, dass der Lebenszyklus von Teams und Gastkonten überwacht wird. So müssen zum Beispiel Teams über einen definierten Prozess beantragt werden, Zuständigkeiten sind während des gesamten Lebenszyklus eindeutig geklärt und verwaiste Teams können durch regelmäßige Erneuerungsprozesse gar nicht erst entstehen.

Auch wenn das einheitliche Identitätsmanagement und konsistente IT Policies für mehr IT Security sorgen, waren die Vorgaben an die datenschutz- und sicherheitskonforme Nutzung der Microsoft 365-Cloud-Infrastruktur im öffentlichen Sektor herausfordernd. Hier konnte SVA Experten zur Verfügung stellen, um spezifische Anforderungen abzustimmen und wichtige und zielführende Hinweise zu geben.

Ohnehin hebt die KAS die kontinuierliche und offenherzige Unterstützung durch SVA gerne hervor. Auf Empfehlung von SVA wurde z. B. auch ein Patenprogramm konzipiert zur Qualifizierung der Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Microsoft 365-Tools und erfolgreich vom SVA Team für Adoption und Chance Management gemeinsam mit Qualifizierern der KAS aufgestellt.

Das Projekt konnte erfolgreich zu den definierten Deadlines und in einer großen Geschwindigkeit umgesetzt werden, auch weitere Ausbaustufen laufen bis heute größtenteils nach Plan. SVA unterstützt die IT der KAS weiterhin nachhaltig bei der finalen Umsetzung des laufenden Projektes.

Die Produktpalette von Microsoft 365 bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, unterschiedliche Anforderungen aus einer einzigen, gut integrierten Plattform zu erfüllen. Diese Flexibilität erlaubt es der KAS nun, schnell und effizient auf verschiedene Geschäftsbedürfnisse zu reagieren und die IT-Landschaft kontinuierlich zu verbessern. Mit den regelmäßigen Updates und neuen Funktionen von Microsoft bleibt die KAS stets auf dem neuesten Stand der Technik und kann ihre Arbeitsprozesse kontinuierlich optimieren.