State Of The Art Kommunikations- und Prozesslösung
Ladenbauunternehmen Aichinger mit Hilfe von Microsoft Sharepoint Online, Microsoft Power Platform und SVA Expertise modernisiert
Das Unternehmen
Aichinger, einer der führenden Anbieter im deutschsprachigen Raum für Ladeneinrichtungen und Theken im Fresh-Food-Bereich, feierte im Jahr 2024 sein 120-jähriges Bestehen. Der Name Aichinger steht für höchste Qualität „Made in Germany“ und innovative Shop-Designs. Besonders seit der Übernahme durch Günther Hertel 1995 hat sich Aichinger international etabliert. Das Streben nach perfektem Zusammenspiel von Ambiente, Warenpräsentation, Funktion und Technik bleibt unser Ansporn für die Zukunft.
Herausforderung
Das bisherige Intranet „Just Social“ des Unternehmens war in die Jahre gekommen und verursachte zusätzliche Lizenzkosten, während es den Anforderungen des Unternehmens nicht mehr gerecht wurde. Diese Lösung bot nur wenige Features, war nicht in andere Systeme integriert und wurde daher als Insellösung wahrgenommen. Nach der Einführung von Microsoft 365 war es naheliegend, das alte Intranet durch eine moderne, integrierte Lösung zu ersetzen, die die Vorteile der neuen Plattform und die Verbindung mit Microsoft Teams nutzt. Ziel war es, eine benutzerfreundliche Oberfläche für schnellen Zugriff auf Unternehmensinformationen zu schaffen und sowohl das IT-Team als auch die Redakteure für zukünftige Support- und Kollaborationsaufgaben zu schulen. Zusätzlich wollte Aichinger das Potenzial von Low-Code-Lösungen entdecken und erste Anwendungsfälle umsetzen, um Automatisierungen und andere Prozesse im Unternehmen zu unterstützen.
Lösung
Aichinger entschied sich auf der Basis der Beratung von SVA für die Implementierung von Microsoft SharePoint Online, um ein modernes und integriertes Intranet zu schaffen. Diese Lösung bietet eine Vielzahl von Features, die verschiedene Technologiebereiche miteinander verbinden und eine einheitliche Kommunikation im Unternehmen ermöglichen. Die Mitarbeitenden können orts- und zeitunabhängig auf das Intranet zugreifen, was die Flexibilität und Effizienz erhöht. Zudem ermöglicht SharePoint Online die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit, wodurch die Zusammenarbeit im Team verbessert wird. Die automatische Speicherung stellt sicher, dass keine Inhalte durch manuelle Speicherungsfehler verloren gehen.
Ein weiterer Vorteil von SharePoint Online ist die Erstellung individueller Ansichten auf Inhalte, News und Dokumente, die automatisch auf jeden Benutzer zugeschnitten sind. Dies verkürzt die Suchzeit erheblich, da die Benutzer relevante Ergebnisse bereits sehen, bevor sie mit der Eingabe in das Suchfeld beginnen. Die Verschlagwortung von Inhalten innerhalb des SharePoints ermöglicht es den Benutzern, nach Schlagworten oder beliebigen Text-Inhalten aus den Dokumenten zu suchen, was die Effizienz weiter steigert.
Aufbau und Einführung Hand in Hand mit der Fachabteilung
Technisch gesehen musste kein neues System gekauft oder installiert werden, da SharePoint
Teil von Microsoft 365 ist. Die Inhalte im Intranet können intelligent mit anderen Systemen
verbunden werden und die Kosten für Wartung entfallen, da die SharePoint-Lizenzen bereits
in den Microsoft-365-Lizenzen enthalten sind.
Für die Umsetzung des Proof of Concept für den der Low-Code-Anwendungsfall zur „Störungsmeldung“ wurde die Power Platform verwendet. Diese Plattform ist vollständig im
365-Umfeld integriert und soll den Benutzern ermöglichen, Störungsfälle im Unternehmen
einfach über eine App (mobil oder Desktop) zu erfassen. Die Speicherung der Daten im
SharePoint ermöglicht eine einfache Auswertung der Störungsfälle, die mit Hilfe von Power
BI realisiert wurde. Dadurch soll in Zukunft die Effizienz und Transparenz im Unternehmen
weiter gesteigert werden.
SVA Experten haben ein standardisiertes Vorgehensmodell für die Einführung von Internetportalen auf SharePoint Online Basis entwickelt, das bei Aichinger erfolgreich umgesetzt wurde. Dieses Modell betrachtet die Intranet-Gestaltung nicht nur als IT-Projekt, sondern als ganzheitliches Change-Projekt mit starker Einbindung der Fachabteilungen.
Der kollaborative Ansatz des Projekts zeichnete sich durch folgende Merkmale aus:
- Direkte Einbindung: Workshops wurden nicht nur mit der IT, sondern auch unmittelbar
mit den Fachabteilungen durchgeführt. - Live-Prototyping: Wünsche und Anforderungen wurden in Echtzeit während „Hands-On-
Terminen“ erläutert und umgesetzt. - Unmittelbarer Wissenstransfer: Durch die direkte Beteiligung der Fachabteilungen wurde
der Wissensaustausch erheblich verbessert.
Ausblick
Das neue Intranet wurde bei Aichinger auf allen Ebenen sehr gut angenommen und genießt eine hohe Akzeptanz. Es unterstützt die optimierte Zusammenarbeit und wird voraussichtlich langfristig zum geschäftlichen Erfolg beitragen.
