Neue IT-Strategie und moderne IT-Infrastruktur für die WiBU Gruppe

Optimierung dank Beratungs- und Umsetzungskompetenz von SVA

Die WiBU Gruppe ist mit über 600 Mitarbeitenden und einem jährlichen Umsatz von über 200 Mio. Euro einer der größten ganzheitlichen Lösungsanbieter für den Pflege- und Gesundheitsmarkt. Dabei liefert die WiBU Gruppe alles aus einer Hand: Einrichtungskonzepte, Pflegebedarf, Textilien und technischen Service & Wartung. Das Unternehmen hat seinen Hauptstandort im Schleswig-Holsteinischen Ahrensburg
und ist an neun weiteren Standorten in Deutschland und Österreich vertreten. Die zentrale IT wird für die gesamte Unternehmensgruppe aus Ahrensburg heraus erbracht und beschäftigt ca. 20 Mitarbeiter.

Rapides Wachstum, sowohl personell als auch technisch, bei gleichzeitig veralteter, historisch gewachsener IT-Infrastruktur – der IT-Bereich der WiBU Gruppe stand vor großen Herausforderungen. Eine Bewertung durch externe IT-Berater bescheinigte zudem einen geringen Reifegrad der Organisation und erhebliches Optimierungspotenzial in diversen Themenbereichen. Die WiBU IT suchte daher nach einem starken
strategischen Partner, um wieder handlungsfähig zu werden und erste Schritte zur Umsetzung zu initiieren.

Basierend auf dieser Ausgangssituation entwickelten die SVA Experten konkrete Empfehlungen, um die Handlungsfähigkeit rasch zu verbessern und den IT-Betrieb zu festigen. Nach der erfolgreichen Stabilisierung konnten zunächst erste Tasks umgesetzt werden, wie die Auflösung von Single Points of Failure in der Netzwerkarchitektur oder das Schließen kritischer Sicherheitslücken. Gemeinsam wurde im nächsten Schritt eine umfassende und umsetzungsnahe Roadmap für verschiedene Themen mit Optimierungsbedarf erstellt. Diese ermöglichte es der WiBU Gruppe, die neue IT-Landschaft flexibel und bedarfsgerecht zu gestalten. Durch die Berücksichtigung der Anforderungen der einzelnen Fachbereiche des Unternehmens trägt sie auch nachhaltig zur Optimierung des Alignments von Business und IT bei. Die WiBU IT war somit nun außerdem in der Lage, notwendige Budgets für die Umsetzung zu planen. Dazu wurde übergeordnet eine IT-Strategie erarbeitet, die die WiBU Gruppe durch eine langfristige Planung zur Durchführung ihrer Projekte befähigt. Für die Steuerung einer dauerhaften, partnerschaftlichen Zusammenarbeit konnte eine projektbasierende Governance-Struktur zwischen WiBU und SVA geschaffen und dadurch von der strategischen bis zur operativen Ebene ein durchgängiges Verständnis für die Ziele und Ausrichtung der WiBU IT erreicht werden.

• Netzwerk-Assessment inkl. WLAN-Ausleuchtung an allen Standorten
• einheitliches Netzwerkkonzept und Erneuerung der eingesetzten Komponenten
• Planung und Koordinierung RZ-Umzug mit „Lift & Shift“-Ansatz
• Ablösung der bestehenden Mobile-Device-Management-Lösung durch Microsoft Endpoint Manager/Intune sowie Etablierung Asset Management
• IT-Servicekatalog und Definition der angebotenen IT-Services
• Standards für IT Service Management und ihre Umsetzung im ITSM-Tool (Atlassian Jira)
• Business-Impact-Analysen der IT-Services und Definition von Anforderungen an den IT-Notfallbetrieb
• Ableitung von businesskritischen IT-Services und Erstellung von Wiederanlaufplänen und IT-Notfallleitlinien
• Einführung eines grundsätzlichen Business-Continuity-Management-Ansatzes
• Cloud-Strategie (Nutzung von Cloud-Services, Hybrid Cloud)
• Aufbau der Cloud-Landing-Zone basierend auf Microsoft Azure sowie Etablierung von Architektur- und Security-Standards
• übergreifendes Projektmanagement, Projektsteuerung und Reporting
• IT-Strategie und Herleitung einer umsetzungsnahen Roadmap inkl. regelmäßiger Aktualisierung
• 24x7-Betriebsunterstützung durch SVA Operational Services

Die WiBU Gruppe verfügt nach Abschluss der ersten Implementierungsphase nun über eine modernisierte IT-Infrastruktur und hat die Weichen gestellt, um die Services für die Kunden der IT weiter zu professionalisieren und auf neue Anforderungen der Fachbereiche schnell und effizient zu reagieren sowie Lösungen zur Verfügung zu stellen. Durch die Verbindung von strategischer Beratung mit Umsetzungskompetenz der SVA Experten konnten diese für die WiBU Gruppe nicht nur eine für das Unternehmenswachstum erforderliche Strategie definieren, sondern gemeinsam mit der WiBU IT-Abteilung schnell und pragmatisch Lösungen schaffen. So hat die WiBU Gruppe in einer Situation mit starker Expansion und den Herausforderungen einer historisch gewachsenen IT-Architektur mit SVA einen Partner gefunden, der in einer entscheidenden Phase mit hoher Fachkompetenz und Erfahrung die erforderlichen Maßnahmen von Strategie bis Umsetzung abdecken konnte.

SVA zeigte eine durchweg professionelle und umfassende Expertise bei der Planung bis hin zur Umsetzung diverser Projekte – von Netzwerkmanagement über Cloud-Strategie bis hin zur Telefonie-Migration. Dank einer auf uns ausgerichteten Herangehensweise, einem transparenten Projektmanagement und innovativer Ansätze trug SVA maßgeblich zum Erfolg bei und legte den Grundstein für eine langfristige Partnerschaft. Wir freuen uns auf die Fortsetzung der Zusammenarbeit!

- Frank Persicke,
Leiter IT bei der WiBU Gruppe