Zentrale Steuerung von IT-Infrastruktur-Projekten bei Flender

Die Flender GmbH mit Hauptsitz in Bocholt zählt zu den weltweit führenden Herstellern von Antriebssystemen für W indenergie, Industrie, Rohstoffgewinnung und Transport. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 8.500 Mitarbeitende an über 50 Standorten weltweit. Seit über 120 Jahren steht die Flender GmbH für technologische Innovationskraft und nachhaltige Entwicklung. Auf Basis dieser langjährigen Erfahrung verbindet das Unternehmen heute technologische Kompetenz mit der konsequenten Weiterentwicklung und Digitalisierung von Geschäfts- und Infrastrukturprozessen.

Die IT-Infrastruktur von Flender verantwortet eine Vielzahl strategischer und operativer Vorhaben, die von mehreren Teams parallel geplant und umgesetzt werden. Mit zunehmender Anzahl und Komplexität der Projekte stieß die bestehende Steuerung jedoch an ihre Grenzen.

Informationen zu laufenden und geplanten Projekten waren über verschiedene Werkzeuge und unterschiedliche Vorgehensweisen verteilt. Eine zentrale Sicht auf Projekte, Prioritäten, Kapazitäten und Abhängigkeiten fehlte. Statusinformationen mussten deshalb regelmäßig aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt werden, bevor sie für die übergreifende Steuerung und Entscheidungsfindung genutzt werden konnten. 

Eine besondere Herausforderung bestand in der Koordination von rund 60 bis 70 Projektbeteiligten aus fünf IT-Infrastruktur-Abteilungen. Operative Aufgaben wurden bereits teilweise in Jira gesteuert, eine durchgängige Verbindung zwischen Projekt- und Portfolioebene sowie der praktischen Umsetzung bestand jedoch noch nicht. 

Ziel war deshalb nicht die Einführung eines weiteren isolierten Projektmanagement- Werkzeugs, sondern der Aufbau einer gemeinsamen Steuerungsplattform auf Basis der bereits etablierten Atlassian-Umgebung. Projekte, Kapazitäten, Prioritäten und Abhängigkeiten sollten zentral sichtbar werden und gleichzeitig einheitliche Methoden und Prozesse für die beteiligten Infrastrukturteams geschaffen werden.

Gemeinsam mit Flender entwickelte SVA auf Basis der bestehenden Anforderungen ein zentrales Projektportfolio-Management für die IT-Infrastruktur. Als technologische Grundlage wurde bewusst die bereits im Unternehmen etablierte Atlassian-Plattform genutzt. 

Im Mittelpunkt stand die Einführung des SVA PPM Navigators auf Basis von Jira Premium. Der von SVA entwickelte Best-Practice-Ansatz stellt vorkonfigurierte Strukturen, Workflows und Steuerungsmechanismen für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement bereit und verbindet die strategische Planung mit der operativen Arbeit in Jira. Damit musste die neue PPM-Lösung nicht vollständig individuell entwickelt werden. Stattdessen konnte Flender auf einer praxiserprobten Grundlage aufsetzen und diese gezielt an die Anforderungen des eigenen ITInfrastruktur- Bereichs anpassen. In abteilungsübergreifenden Workshops wurden zunächst Prozesse, Rollen, Informationsbedarfe und Steuerungsanforderungen der fünf beteiligten Infrastruktur-Abteilungen analysiert und ein gemeinsames Zielbild definiert. Darauf aufbauend passten die SVA Experten den PPM Navigator an die organisatorischen und fachlichen Anforderungen von Flender an. 

Standardisierte Projektmanagement-Workflows schaffen heute einheitliche Abläufe für die Initiierung, Planung und Steuerung von Projekten. Plans in Jira Premium unterstützt die übergreifende Planung von Terminen, Kapazitäten und Abhängigkeiten. Ergänzende Portfolio-Sichten stellen die jeweils relevanten Informationen für Management, Projektverantwortliche und Teams strukturiert zur Verfügung.

Damit entsteht eine durchgängige Verbindung zwischen:

• Portfolio- und Priorisierungsentscheidungen
• Projektplanung und -steuerung
• Kapazitäten und Abhängigkeiten
• sowie der operativen Umsetzung in den beteiligten Teams. 

Die zentrale Datenbasis reduziert gleichzeitig den Aufwand für die manuelle Konsolidierung von Informationen und schafft einen gemeinsamen Informationsstand über Abteilungs- und Projektgrenzen hinweg.

Rollen- und Berechtigungskonzepte sorgen dafür, dass unterschiedliche Stakeholder gezielt auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können. SVA begleitete Flender dabei von der Anforderungsaufnahme und Konzeption über die technische Umsetzung und das Tailoring bis hin zur Pilotierung und Einführung. Das Ergebnis ist keine zusätzliche PPM-Insellösung, sondern eine integrierte und skalierbare Steuerungsplattform innerhalb der bestehenden Jira-Landschaft.

Mit dem SVA PPM Navigator verfügt die IT-Infrastruktur von Flender heute über eine gemeinsame Grundlage für die Steuerung ihrer Projekte. Bereichsleitung, Projektverantwortliche und Teams arbeiten auf einer einheitlichen Datenbasis und erhalten einen aktuellen Überblick über Projekte, Prioritäten, Kapazitäten und Abhängigkeiten. Strategische Planung und operative Umsetzung werden damit wesentlich enger miteinander verbunden. 

Die Standardisierung von Projektinitiierung, Planung und Steuerung schafft klare Strukturen über die beteiligten Infrastruktur-Abteilungen hinweg. Informationen müssen nicht mehr aus unterschiedlichen Quellen zu einer Gesamtsicht zusammengeführt werden, sondern stehen innerhalb der gemeinsamen Plattform für Planung, Abstimmung und Managemententscheidungen zur Verfügung. 

Ein wesentlicher Mehrwert liegt zudem in der verbesserten Kapazitäts- und Abhängigkeitsplanung. Auswirkungen paralleler Projekte werden frühzeitiger sichtbar, verfügbare Kapazitäten können besser berücksichtigt und Vorhaben auf einer gemeinsamen Grundlage geplant und priorisiert werden. 

Gleichzeitig baut die Lösung auf einer Plattform auf, die den Anwenderinnen und Anwendern bereits vertraut ist. Statt ein weiteres separates PPM-System einzuführen, erweitert Flender die vorhandene Jira-Landschaft um eine strukturierte Portfolio- und Steuerungsebene. 

Der Best-Practice-Ansatz des SVA PPM Navigators ermöglichte dabei einen schnellen Einstieg: Bewährte Strukturen und Prozesse bildeten die Ausgangsbasis und wurden gezielt auf die Anforderungen von Flender zugeschnitten. Damit entstand innerhalb eines klar definierten Projektrahmens eine belastbare Grundlage für das Projektportfolio-Management der IT-Infrastruktur, mit der Möglichkeit, die Plattform künftig weiterzuentwickeln oder auf zusätzliche Bereiche auszuweiten.