Ganzheitliche Modern-Workplace-Transformation für die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK)

Die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK) ist eine Sozialeinrichtung der früheren Deutschen Bundespost. Über 1.000 Beschäftigte an 19 Standorten bundesweit unterstützen rund 400.000 Versicherte – aktiv Beschäftigte, Versorgungsempfängerinnen und -empfänger sowie deren Familien – bei allen Fragen rund um Kranke nund Pflegeleistungen. Da die PBeaKK eine Körperschaft des öffentlichen Rechts ist und täglich mit besonders sensiblen Gesundheits- und Personendaten arbeitet, gelten im gesamten Unternehmen höchste Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und stabile IT-Strukturen.

Vor Beginn der Modernisierungsinitiative stand die PBeaKK vor einer zunehmend komplexen IT-Landschaft, deren Komponenten in vielen Bereichen veraltet waren. Unterschiedliche Client-Strukturen, uneinheitliche Arbeitsumgebungen sowie eine nicht mehr zeitgemäße und kurzfristig aus dem Support laufende Kommunikationslösung erschwerten den täglichen Betrieb. Gleichzeitig fehlten klare Mechanismen, um Modernisierungsmaßnahmen strategisch zu planen, zu priorisieren und in ihrer Wirkung zu bewerten. Entscheidungen wurden häufig reaktiv getroffen und Abhängigkeiten zwischen Projekten waren nur begrenzt erkennbar. Es zeigte sich deutlich, dass die technologische Erneuerung ohne eine übergeordnete strategische Steuerung nicht nachhaltig umsetzbar wäre.

SVA entwickelte gemeinsam mit der PBeaKK ein umfassendes Modern-Workplace- Konzept, das technische, organisatorische und strategische Aspekte verbindet. Grundlage dafür war der Aufbau eines Zielsystems nach OKR-Prinzipien (Objectives and Key Results) sowie die Einführung eines strukturierten Projektportfoliomanagements. Die von SVA neu bereitgestellte strategische Plattform auf Basis von cplace diente dabei als zentrales Steuerungsinstrument. Über sie wurden Ziele, Initiativen und Projekte transparent dargestellt, Abhängigkeiten sichtbar gemacht und Fortschritte regelmäßig bewertet. Diese Verbindung aus Zielplanung und Portfoliosteuerung bildete die Grundlage dafür, dass alle technischen Maßnahmen in einem klaren strategischen Zusammenhang standen. 

Ein zentraler Baustein der Umsetzung war die Neugestaltung der Arbeitsplatzarchitektur. Bei der PBeaKK gibt es nun zwei abgestimmte Arbeitsplatztypen: moderne Windows 11 Clients und Thin Clients. Für die Bereitstellung zentraler Anwendungen wird im Backend eine Citrix-Plattform eingesetzt. Beide Varianten folgen einheitlichen Sicherheits- und Funktionsstandards und bieten mit Microsoft Office 2024 eine moderne, leistungsfähige Arbeitsumgebung, die vollständig in das bestehende Datenschutzmodell integriert ist. SVA modernisierte hierfür die Citrix Infrastruktur grundlegend und entwickelte ein leistungsstärkeres, sichereres Architekturkonzept. Das Ergebnis: schnellere Anwendungen, stabilere Sitzungen und eine klar strukturierte Administration – ein verlässlicher Baustein des Modern Workplace. 

Für die interne und externe Kommunikation entschied sich die PBeaKK für die Einführung von Cisco Webex. Im Rahmen des Projekts verantwortete SVA die Konzeption, Planung und technische Umsetzung eines umfassenden Proof of Concept (PoC) zur Evaluierung und Einführung der Plattform. Hierzu erfolgte eine detaillierte Analyse der bestehenden Netzwerkinfrastruktur, der Sicherheitsanforderungen sowie relevanter technischer Abhängigkeiten. Die Erkenntnisse aus dem PoC bildeten die Grundlage für die Entwicklung eines Betriebskonzepts, das einen sicheren, leistungsund zukunftsfähigen Einsatz der Lösung gewährleistet. Cisco Webex bildet heute die zentrale Plattform für Messaging, Meetings und Telefonie und fügt sich nahtlos in die modernisierte IT-Infrastruktur der PBeaKK ein. 

Der Übergang auf den neuen Modern Workplace erfolgte über einen mehrstufigen Client-Rollout, vorbereitet durch eine Pilotphase zur Prüfung von Stabilität, Kompatibilität und Nutzerfreundlichkeit. Die Erkenntnisse flossen direkt in die Optimierung der Konfigurationen und des Rollout-Prozesses ein. 

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war das begleitende Change- und Kommunikationskonzept. Dadurch wurden die Mitarbeitenden frühzeitig in den Veränderungsprozess eingebunden und gezielt auf die neuen Arbeitsweisen vorbereitet. Umfangreiche Lern- und Informationsangebote sowie ein Multiplikatoren-Programm förderten die Akzeptanz und befähigten die Mitarbeitenden, den Wandel aktiv mitzugestalten. Die vorgelagerte Pilotphase lieferte wertvolle Erkenntnisse aus der Praxis, die genutzt wurden, um Lernformate, Unterstützungsangebote und Kommunikationsmaßnahmen bedarfsgerecht weiterzuentwickeln. Dadurch konnte eine hohe Nutzerakzeptanz erreicht und die nachhaltige Verankerung der neuen Arbeitsplatzumgebung im Unternehmen unterstützt werden.

Durch die enge Zusammenarbeit mit SVA verfügt die PBeaKK heute über eine moderne, stabile und datenschutzkonforme Arbeitsumgebung. Die Mitarbeitenden profitieren von einer intuitiven, zuverlässigen Arbeitsplatzlösung und einer zeitgemäßen Kommunikations- und Kollaborationsplattform, die hybrides Arbeiten und die standortübergreifende Zusammenarbeit an allen 19 Standorten deutlich erleichtert. 

Mit der neuen Arbeitsplatz- und Infrastrukturarchitektur steht der PBeaKK nun ein zukunftssicheres, skalierbares Fundament für weitere Digitalisierungsinitiativen zur Verfügung – und damit eine solide Basis, um interne Prozesse effizienter zu gestalten, moderne Arbeitsmodelle nachhaltig zu unterstützen und den steigenden Anforderungen der digitalen Transformation gerecht zu werden.