MTSE geht erfolgreich den Schritt zur KI mit Copilot & SVA

MT Mühlbauer Technology SE (MTSE) ist eine inhabergeführte Firmenfamilie mit Sitz in Hamburg und zufriedenen Kunden in über 80 Ländern der Welt. Ob innovative Kariesbehandlung ohne Bohren oder moderner dentaler 3D-Druck: Der Fokus des Unternehmens liegt in zukunftsorientierten Lösungen für Zahnmedizin und Zahntechnik. Hierfür wird unter der Marke DMG mit Leidenschaft und höchstem Qualitätsanspruch seit über sechs Jahrzehnten geforscht und entwickelt. Die zur MTSE gehörende KTR Kunststofftechnik Hans Rethwisch GmbH fertig zudem technische Präzisionsteile im Spritzgießverfahren für zahlreiche Branchen, von der Luftfahrt bis zum Anlagenbau. Und die BURMS – 3D Druck Jena GmbH & Co.KG bietet innovative 3D-Druck-Lösungen für verschiedenste Einsatzbereiche, ob Medizin, Gerätebau oder Motorsport.

MT Mühlbauer Technology SE initiierte das Projekt, um im Rahmen einer strategischen Digital und KI Transformation Produktivität zu steigern, Wissenssilos aufzubrechen und Mitarbeitende frühzeitig an einen sicheren, Governance-konformen Einsatz von generativer KI heranzuführen. Insbesondere für ein technologie- und datengetriebenes Industrieunternehmen wie MTSE war es entscheidend, Innovation, Effizienz und Compliance von Anfang an miteinander zu verbinden. Ziel war es daher, Microsoft 365 Copilot technisch sicher, Governance-konform und skalierbar im bestehenden Microsoft 365 Tenant zu etablieren, einen kontrollierten Pilotbetrieb umzusetzen und gleichzeitig die Grundlage für ein unternehmensweites Rollout sowie zukünftige KI Erweiterungen zu schaffen. 

Dabei sollte der Einsatz von Copilot vor allem die wissens- und informationsgetriebenen Bereiche des Unternehmens – Verwaltung, Fachabteilungen und die bereichsübergreifende, überregionale Zusammenarbeit – unterstützen. Denn das Wissen war stark verteilt und häufig personengebunden, was insbesondere bei Projekten mit mehreren Abteilungen zu Reibungsverlusten führte und die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden erschwerte. 

Betroffene Applikationen der Microsoft 365 Arbeitsumgebung waren die, welche im Tagesgeschäft, die im Tagesgeschäft in Routinetätigkeiten intensiv genutzt werden und bisher hohen manuellen Aufwand erforderten – und damit Fachkräfte banden, ohne direkt zur Wertschöpfung beizutragen.

Der geringe Erfahrungsschatz mit generativer KI führte zu Zurückhaltung und uneinheitlicher Nutzung, zusätzlich gab es Bedenken hinsichtlich Sicherheit, Governance und Compliance. Gerade in einem technologie- und datengetriebenen Industrieunternehmen war dies ein zentrales Hemmnis für eine schnelle Einführung von Copilot.

Auf Basis dieser Pain Points waren die geforderten Optimierungen klar: Reduktion manueller Aufwände, schneller Zugriff auf vorhandenes Wissen über Abteilungsund Dokumentengrenzen hinweg, einheitliche, sichere Nutzung von KI innerhalb der bestehenden Microsoft 365 Plattform und die Verbesserung der Qualität von Arbeitsergebnissen durch konsistentere Inhalte und weniger Fehler. Und schließlich sollte die Akzeptanz und Sicherheit im Umgang mit KI durch klare Leitplanken und Enablement erhöht werden.

Die Entscheidung für Microsoft 365 Copilot erfolgte auf Basis des klaren Nutzens und der erwarteten Zeitersparnis, der nahtlosen Integration in die bestehende Microsoft 365-Umgebung sowie der hohen Sicherheits- und Governance-Standards. Ergänzt wurde dies durch die Skalierbarkeit der Plattform und positive Erfahrungen mit dem Microsoft Ökosystem. Die SVA Experten setzten bei der Einführung auf einen ganzheitlichen Lösungsansatz – eine Kombination aus technischer Exzellenz und intensivem Adoption & Change Management. Dazu war SVA von Beginn an als Partner im Projekt eingebunden: Bereits im initialen Vision-&-Value-Workshop wurden Strategie und Ziele gemeinsam mit MT Mühlbauer Technology SE festgelegt. Anschließend übernahm SVA die Rolle des Hauptimplementierungs-Partners und stellte sicher, dass Copilot technisch sauber und Compliance-gerecht im bestehenden Microsoft 365 Tenant verankert wurde. Alle notwendigen Voraussetzungen – von Lizenzen und Konfigurationen bis hin zu Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien – wurden geprüft und erfüllt. So konnte Copilot sicher gestartet werden.

Den Schlüssel zum Erfolg bildete jedoch das umfassende Adoption & Change Management von SVA. Dafür haben die Experten ein internes Change-Team und vor allem ein unternehmensweites Champions-Netzwerk aufgebaut. Rund 75 ausgewählte Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen wurden dabei als Multiplikatoren ausgebildet. Diese durchliefen ein zwölfwöchiges Trainingsprogramm mit wöchentlichen Workshops, in dem alle relevanten Copilot-Funktionen praxisnah vermittelt wurden – von Teams und Outlook über Word und Excel bis hin zu speziellen Features wie Loop und dem Copilot Chat. Erfahrene SVA Trainer vermittelten dabei nicht nur die Bedienung, sondern auch den souveränen Umgang mit KI im Arbeitsalltag. Sie adressierten anfängliche Unsicherheiten der Mitarbeitenden im Umgang mit generativer KI und zeigten klare Anwendungsfälle auf, um Neugier in Produktivität zu verwandeln. Darüber hinaus hatten die Trainer stets die Entwicklung eines KI-Mindsets im Blick und gaben den Teilnehmenden gezielte Impulse, um eine offene und reflektierte Haltung gegenüber künstlicher Intelligenz zu fördern.

Sämtliche Schulungssessions wurden aufgezeichnet, sodass niemand den Anschluss verlor und alle auf einem einheitlichen Wissensstand blieben. Ein besonderes Highlight und Motivationsschub der Change-Begleitung war die abschließende „Copilot- Führerscheinprüfung“ – ein kreatives Abschluss-Event, das SVA konzipiert hat: Die Multiplikatoren traten in Teams zu einem virtuellen Escape-Room-Spiel gegeneinander an und mussten in Gruppen knifflige Copilot-Aufgaben lösen. Je erfolgreicher ein Team im Escape Game abschnitt, desto weniger Fragen erwarteten die Mitglieder anschließend im kurzen Multiple-Choice-Test, der den Wissensstand prüfte. Dieses Gamification-Element sorgte für Begeisterung, förderte den Teamgeist und verankerte das Gelernte nachhaltig.

Auch die Führungskräfte von MT Mühlbauer Technology SE wurden durch SVA gezielt mit ins Boot geholt. In zwei dedizierten Management-Workshops mit ca. 40 Teilnehmern wurden frühzeitig die Möglichkeiten von Copilot und dessen Nutzen für den Arbeitsalltag erläutert. Diese Leadership-Begleitung half, eventuelle Vorbehalte auf Leitungsebene abzubauen, schuf wichtiges Top-Management-Buy-In und mobilisierte die Führungsriege als Sponsoren der Veränderung. Die Manager lernten in Live-Demos und Briefings, wie sie Copilot selbst effektiv einsetzen und ihre Teams beim Wandel unterstützen können – ein entscheidender Faktor, um Akzeptanz topdown voranzutreiben.  

Damit die Einführung auch über den Projektzeitraum hinaus nachhaltig wirkt, wurde ein zentraler Copilot Hub auf SharePoint als Wissens- und Supportplattform eingerichtet. Dort finden die Mitarbeitenden FAQs, Leitfäden und Best Practices rund um Copilot an einem Ort – ein Angebot, das wiederkehrende Fragen reduziert und die selbstständige Weiterarbeit fördert. Parallel initiierte und moderierte SVA eine interne Copilot-Community in Microsoft Teams. In diesem unternehmensweiten Kanal können Erfahrungen geteilt, Fragen schnell beantwortet und Feedback aus der Belegschaft direkt eingeholt werden. Diese begleitende Kommunikation und der Peer-Support trugen wesentlich dazu bei, die anfängliche Neugier in dauerhafte Nutzerbegeisterung zu überführen.  

Dank der Lösungskompetenz der SVA Experten lief das Projekt reibungslos und erfolgreich. Innerhalb des knapp einjährigen Projektzeitraums wurde Microsoft 365 Copilot nicht nur technisch integriert, sondern vor allem fest in der Arbeitskultur von MT Mühlbauer Technology SE verankert. Schon im Pilotbetrieb zeigten sich spürbare Mehrwerte: In den Teams mit intensiver Copilot-Nutzung stieg die Produktivität nach internen Schätzungen um 5–10 %, da Routinetätigkeiten viel schneller erledigt wurden und gleichzeitig die Qualität von Dokumenten und Präsentationen spürbar zunahm. Insbesondere wissens- und informationsgetriebene Arbeitsabläufe wurden deutlich optimiert, viele manuelle Prozesse durch KI gestützte Workflows ersetzt. Ergänzend konnten Governance, Schulungs- und Unterstützungsprozesse etabliert werden, die eine sichere, einheitliche und skalierbare Nutzung von KI im Arbeitsalltag ermöglichen. 

Die Erwartungen von MT Mühlbauer Technology SE wurden voll erfüllt – die Mitarbeitenden nutzen Copilot heute aktiv als hilfreichen Assistenten und nicht mehr mit Zurückhaltung. Durch den sicheren, Governance-konformen Ansatz von SVA fühlt sich das Unternehmen nun bestens aufgestellt, Copilot unternehmensweit und skalierbar einzusetzen. Insgesamt hat das stimmige Gesamtpaket aus Technologie, Training und Change Management dafür gesorgt, dass Innovation und Effizienz Hand in Hand umgesetzt werden konnten, ohne die Menschen aus dem Blick zu verlieren. MTSE verfügt nun dank SVA über eine zukunftsweisende KI-Lösung, die nachhaltig Mehrwert schafft und die Position des Unternehmens als innovativer Vorreiter in der Branche stärkt.