Software Asset Management
SAM: Transparenz, Risikominimierung und Kostenoptimierung im Blick
Nachdem die Beschaffung von Software lange Zeit vor allem durch die wachsende Digitalisierung getrieben wurde, stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihren Softwarebestand transparent aufzuarbeiten, zu dokumentieren und proaktiv zu verwalten. Denn fehlendes Wissen über den Softwarebestand führt nicht selten zu ungeplanten Mehrkosten, z.B. durch ungenutzte Software oder Strafzahlungen.
Reduzieren Sie die Risiken durch unerwartete Kosten mit der Einführung eines Software Asset Managements. Der ganzheitliche Blick auf Software-Assets ermöglicht Ihnen nicht nur ein regelkonformes Verhalten, sondern auch die Reduktion von Aufwänden und Mehrkosten durch die transparente Dokumentation Ihres Asset-Bestandes.
Was ist Software Asset Management?
Software Asset Management (SAM) bezeichnet ein übergeordnetes unternehmensinternes Programm, das im Speziellen Software-Assets fokussiert. Das Ziel des SAM ist die Optimierung von Beschaffung, Betrieb und Ablösung der Softwareprodukte innerhalb einer definierten Organisation.
Software Asset Management im Detail
Software Asset Management ist mehr als die punktuelle Status-Quo-Betrachtung der Software-Situation. Es begleitet Assets von ihrer Einführung bis zu ihrer Ablösung und hat stets die Wertstiftung innerhalb der Organisation im Blick.
Gesteuerte Software-Beschaffung
Die Überlizenzierung ist vergleichsweise ein einfach zu lösender Fall einer nicht ausreichend gesteuerten Software-Beschaffung. Dem Unternehmen stehen mehr Lizenzen zur Verfügung, als benötigt werden. Durch die Differenz entstehen Mehrkosten, die jedoch – je nach Erwerbskanal – mittelfristig reduziert werden können. Im Gegensatz dazu gehen mit einer Unterlizenzierung deutliche Risiken einher. In diesem Fall liegt ein Verstoß gegen vertraglich geregelte Bestimmungen vor. Unternehmen müssen mit Strafzahlungen, Verlust der Kredibilität und dem Entzug des Nutzungsrechts der betroffenen Softwareprodukte rechnen. Mit der Implementierung eines SAM-Programms können diese Risiken deutlich reduziert werden.
Software-Betrieb
Eine zu den Anforderungen passende Software wurde ausgewählt, implementiert und ihre reibungslose Ausführung sichergestellt – doch ist es damit getan? Es gilt Verantwortlichkeiten festzulegen, Wartungsverträge zu prüfen und nachzuvollziehen, ob der Einsatzbereich der Software gleich bleibt. Denn aus jeder Veränderung des Anwendungsfeldes resultieren unweigerlich Folgeschritte, deren Sinnhaftigkeit bewertet werden muss.
Software-Ablösung
Auch eine Software hat einen fest definierten Lebenszyklus. In Abhängigkeit des Einsatzgebietes und organisatorischer Rahmenbedingungen steht jedes Softwareprodukt ab einem gewissen Zeitpunkt auf dem Prüfstand. Die Verantwortlichen müssen bewerten, ob der Betrieb eingestellt und ein Ersatzprodukt beschafft wird. Bei der Ablösung sind jedoch einige Faktoren zu berücksichtigen. Dazu zählt u.a. der Umgang mit dem alten Produkt und entsprechenden Verträgen, aber auch die Festlegung von Anforderungen und Verantwortlichkeiten, um Mehrkosten zu vermeiden.
SAM als Dienstleistungsangebot
Das Software Asset Management benötigt Informationen aus vielen Unternehmensbereichen und ist auf eine Vielzahl unterschiedlicher Quellen angewiesen. Oftmals ist es eine große Herausforderung, die erforderlichen Informationen aktuell vorzuhalten, um den versprochenen Mehrwert auch liefern zu können. Deshalb ist eine Neupositionierung des SAM in der Organisation wesentlich. Das Bild als interner Dienstleister, der klar beschriebene Mehrwerte liefert, unterstützt die Wahrnehmung des Programms in hohem Maße. Der proaktive Informationsaustausch und der dahinterstehende Aufwand werden reduziert und gleichzeitig die Aktualität der Daten gefördert.
Unsere Leistungen rund um Software Asset Management
Mehrkosten sind oftmals die direkte Folge von unzureichendem Wissen über den eigenen Softwarebestand. Unser Ziel ist es daher, gemeinsam mit unseren Kunden ein vorausschauend strukturiertes und flexibles Konzept zu erarbeiten, von dem sie langfristig profitieren. Jede Situation ist individuell und erfordert daher die Anpassung des Vorgehens an die vorliegenden Anforderungen und Bedürfnisse.
Ihre Mehrwerte
- Transparenz
Ein ganzheitliches Software Asset Management liefert Ihnen einen umfänglichen Überblick über den Einsatz von Softwareprodukten innerhalb Ihrer Organisation und deckt dabei auch bisher unbekannte Software Assets auf. - Kostenreduktion
Infolge der Transparenz liegt Ihnen jederzeit ein aktueller Status Ihrer Assets vor. Dadurch ist es Ihnen problemlos möglich, ungenutzte Software zu identifizieren und sie zu entfernen. Sie können die Beschaffungswege für Ihre Softwareprodukte konsolidieren und somit Mehrausgaben durch redundante Tätigkeiten vermeiden. Mit Hilfe von Business Cases für den Einsatz Ihrer Assets haben Sie zudem eine stabile Verhandlungsbasis in Vertragsgesprächen und eine zuverlässige Grundlage für die Planung Ihrer Software-Asset-Ausgaben.
- Risikominimierung
Neben der Identifikation von Überlizenzierung bietet die geschaffene Transparenz einen weiteren Mehrwert: Unterlizenzierte Lösungen werden aufgedeckt. SAM ist daher ein wichtiges Werkzeug zur Einhaltung von rechtlichen und vertraglichen Anforderungen. - Aufwandsbegrenzung
Mit klar definierten Strukturen und Verantwortlichkeiten verhindern Sie Mehraufwände und somit eine unnötige Überlastung programmrelevanter Mitarbeitenden.
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