Microsoft 365 Adoption: Moderner Arbeitsplatz bei Julius Berger International GmbH

Die Julius Berger International GmbH ist ein führendes Unternehmen im Bereich des Ingenieurwesens und der Bauplanung. Mit über 350 Mitarbeitenden und einem breiten Spektrum an Dienstleistungen sowie einer globalen Präsenz bietet das Unternehmen mit Sitz in Wiesbaden innovative Lösungen für komplexe Bauprojekte.

Die Julius Berger International GmbH stand vor der Herausforderung, die Akzeptanz der Microsoft 365-Plattform zu steigern. Diese war während der Corona-Pandemie mit einem rein technischen Fokus eingeführt worden, was zu Schwierigkeiten bei der Integration in den Arbeitsalltag führte. Da durch die fehlende Unterstützung die neuen Tools und Services nicht effektiv genutzt wurden, entschied sich das Unternehmen für eine umfassende Adoption- und Change-Management-Strategie.

In Zusammenarbeit mit den SVA Expertinnen und Experten wurde ein Multiplikatoren‑Netzwerk aufgebaut, das maßgeschneiderte Lösungen für moderne Arbeitsweisen mit Microsoft 365 entwickelte und diese in Leitlinien dokumentierte. Auf Basis eines umfassenden Schulungskonzepts erhielten die Mitarbeitenden sowohl grundlegendes Wissen zu den eingesetzten Microsoft-365-Tools als auch klare Empfehlungen zu neuen, praxistauglichen Arbeitsweisen und der passenden Tool- Auswahl. Regelmäßige Sprechstunden halten den Austausch im Netzwerk lebendig und unterstützen die kontinuierliche Bewertung neuer Tools – mit dem Ziel, deren produktivitätssteigernde Integration in die Arbeitsabläufe der Fachbereiche fortlaufend zu optimieren.

Besonderes Augenmerk lag auf der Einbindung der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess. Das Multiplikatoren-Netzwerk spielte hierbei eine Schlüsselrolle, indem es als Bindeglied zwischen IT und Fachabteilungen fungierte. Innerhalb eines maßgeschneiderten Phasenplans im Adoption- & Change-Management-Programm prüfte die Multiplikatoren-Gruppe in einer Pilotphase Microsoft 365 intensiv. Es wurden konkrete Anwendungsfälle gesammelt und in Expertensessions mögliche Lösungen aus dem Microsoft-365-Portfolio kennengelernt. Im Rahmen von Führungskräfte-Veranstaltungen wurde zudem aktiv auf die Unterstützung der Implementierung neuer, durch die Multiplikatoren-Gruppe entwickelter Arbeitsweisen hingewirkt.Denn Veränderung kann nur im Dreiklang von Führungskräften, Multiplikatoren und Mitarbeitenden nachhaltig gelingen. Durch diesen Ansatz konnten die Bedürfnisse der Mitarbeitenden direkt in die Entwicklung neuer Arbeitsweisen einfließen, was die Akzeptanz und Nutzung der Microsoft 365 Tools signifikant erhöhte.

Durch den Einsatz von Tools wie Microsoft SharePoint Online, OneDrive for Business, Microsoft Planner, Microsoft Loop, Microsoft OneNote, Microsoft Lists und Microsoft Forms konnte Julius Berger International einen modernen, effizienten Arbeitsplatz schaffen, der die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigert. Insbesondere die standortübergreifende Kommunikation und unternehmensinterne Abläufe konnten durch moderne Technologien wie Microsoft Teams optimiert werden.

Als Partner im Bereich hybrider IT-Umgebungen unterstützte SVA die Julius Berger International GmbH bei der Entwicklung zukunftsfähiger Lösungen und Architekturen. Das Adoption & Change Management durch die SVA Expertinnen und Experten mit dem lebendigen Multiplikatoren-Netzwerk, dem optimierten Schulungskonzept und dem erneuerten Onboarding-Prozess trugen maßgeblich zu diesem Erfolg bei. Auch die Kommunikation zwischen Projektteam und Fachabteilungen sowie die Kollaboration innerhalb und zwischen Abteilungen wurden spürbar verbessert. Das nun etablierte Multiplikatoren-Netzwerk bietet darüber hinaus die Möglichkeit, zukünftige Veränderungen am digitalen Arbeitsplatz effektiv zu begleiten und so eine nachhaltig positive Entwicklung durch die aktive und zweckmäßige Nutzung der Tools sicherzustellen.