Quarzwerke kommen mit agilen Methoden und SVA zu einer leistungsstarken Microsoft-Infrastruktur

Die Quarzwerke Gruppe hat ihren Fokus auf der Gewinnung, Aufbereitung und Veredelung von Industriemineralien. Insbesondere Quarz, Kaolin, Feldspat, Wollastonit und Glimmer werden zu über 700 verschiedenen Qualitätsprodukten aufbereitet und in 50 Ländern verkauft. Zum Produktportfolio zählen aber nicht nur der Abbau von Rohstoffen, sondern auch die Entwicklung von Produkterweiterungen und neuen Methoden.

Die IT-Infrastruktur der Quarzwerke war den Anforderungen eines modernen digitalen Arbeitsplatzes nicht mehr gewachsen. Verschiedene Clients mit uneinheitlichen Windows-Versionen stellten die Administratoren vor unterschiedliche Herausforderungen. Die schwer skalierbare bestehende Infrastruktur schränkte außerdem die Möglichkeiten der Zusammenarbeit ein und entsprach nicht mehr ganz den modernen IT-Sicherheitsanforderungen.

Technische Implementierung

Im Rahmen verschiedener Workshops mit den SVA Experten konnte zunächst der Umfang der technischen Implementierung beschlossen und ein Überblick der Gesamtlösung skizziert werden. Als vorbereitende Maßnahme wurden alle Endgeräte auf Windows 10 aktualisiert und mit dem entsprechenden Office-Paket aus Microsoft 365 ausgestattet. Die bestehende Infrastruktur wurde per Hybrid-Identity und Hybrid-Exchange an die Microsoft 365 Cloud angebunden und sowohl die Windows 10 Clients als auch Smartphones nach Intune/Endpoint Manager enrolled. Dieser Schritt war notwendig, damit die Endgeräte von Conditional Access als „compliant devices“ anerkannt werden und ein sicherer Zugriff auf Daten in der Microsoft 365 Cloud ermöglicht wird.

Der Roll-out erfolgte in Wellen und war mit der Migration der Postfächer nach Exchange Online kombiniert, um den vollen Funktionsumfang von Microsoft 365 uneingeschränkt nutzen zu können. Als weitere Sicherheitsmaßnahmen wurden der Defender for O365 und Defender for Endpoint sowie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) implementiert.

Agiles Projektmanagement

Den Quarzwerken war es wichtig, das Projekt trotz seiner Linearität nach den agilen Prinzipien der modernen IT abzubilden. Um dieser Anforderung gerecht zu werden, wurde gemeinsam mit der SVA in einem Scrumban-Projektframework gearbeitet. Im Vordergrund stand dabei der regelmäßige Austausch des gesamten Projektteams. Alle bekannten Aufgaben wurden zunächst in einem Backlog zusammengetragen, im Verlauf des Projektes wurden dann weitere Aufgaben hinzugefügt.

Im wöchentlichen Wechsel fanden kurze Weeklies und längere agile Planungs-Sessions statt. In den Weeklies wurde nur kurz der Status der laufenden Tätigkeiten und Aufgaben aller Teammitglieder besprochen. Die agilen Planungs-Sessions hingegen waren ähnlich aufgebaut wie ein Sprint-Planning nach SCRUM: In drei Stunden wurden die Aufgaben für die kommenden zwei Wochen durch das Team aus dem Backlog ausgesucht und dem folgenden Sprint zugeordnet. Analog dazu fanden regelmäßige Feedback-Runden in Form von Reviews/Retrospektiven statt. Diese agile Arbeitsweise ermöglichte es, auf die aktuellen Entwicklungen flexibel und effizient einzugehen und schnell aus Fehlern zu lernen. Das gesamte Vorgehen hat dazu geführt, dass das Projekt erfolgreich gemäß der Vorgaben bezüglich Umfang, Zeit und Budget abgeschlossen werden konnte.

Der Mensch im Fokus

Mit der Einführung von Microsoft 365 und den vielen neuen Kollaborationsmöglichkeiten kamen nicht nur tiefgreifende Veränderungen auf die IT-Abteilung zu, sondern auch auf das komplette Unternehmen mit seinen über 2.000 internationalen Mitarbeitenden. Aus diesem Grund wurde gleich zu Beginn des Projektes eine interne Change-Kampagne entwickelt, die nicht nur das Projekt bekannt machte, sondern auch die Mitarbeitenden auf dem Weg zum modernen Arbeiten begleitete. Als Story diente der Flug „QFlight365“ mit dem Motto „easy. efficient. for sure“. Jeder Mitarbeitende erhielt einen Boardingpass für diesen Flug in Richtung Microsoft 365.

Ausgewählte Champions oder auch Piloten aus den unterschiedlichen Abteilungen und Rollen der Quarzwerke lieferten die konkreten Anforderungen. Diese wurden in gemeinsamen Workshops mit der SVA aufgenommen und später auch in die Microsoft-365-Welt integriert. In Experten-Sessions konnten die Champions nicht nur ihre Fragen stellen, sondern strukturiert nach Themen die verschiedenen Microsoft-365-Tools kennenlernen. Die dadurch erworbenen Kenntnisse und Fertigkeiten gaben sie intern über verschiedene Formate an ihre Kolleginnen und Kollegen weiter und sicherten damit die Wertschöpfung des Projektes.