Zukunftssichere Prozessautomatisierung bei DATEV

Die DATEV eG mit Sitz in Nürnberg zählt zu den führenden Anbietern von Software- und IT-Dienstleistungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Unternehmen in Deutschland. Mit mehr als einer Million Kunden prägt DATEV seit Jahrzehnten die Digitalisierung kaufmännischer und steuerlicher Prozesse. Eine leistungsfähige und zukunftssichere IT-Landschaft bildet dabei die Grundlage für einen zuverlässigen Geschäftsbetrieb und die kontinuierliche Weiterentwicklung digitaler Services.
 

Im Rahmen der strategischen Modernisierung ihrer IT-Infrastruktur entschied sich DATEV, bestehende Anwendungen schrittweise auf eine cloudnative, containerbasierte Plattform zu überführen. Davon betroffen war auch die zentrale Prozessautomatisierungs-Plattform auf Basis von IBM Business Automation Workflow (BAW), über die zahlreiche interne Geschäfts- und IT-Prozesse standardisiert und automatisiert abgewickelt werden. Ziel war die Migration der bisherigen On-Premises-Umgebung auf IBM Workflow Process Services (WfPS) im IBM Cloud Pak for Business Automation unter Red Hat OpenShift, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.

Die Herausforderung ging dabei weit über eine klassische Plattformmigration hinaus. Denn gleichzeitig erfolgte die Umstellung der Datenbanktechnologie von IBM Db2 auf PostgreSQL. Dadurch konnten mehr als 51.000 abgeschlossene Prozessinstanzen nicht auf dem üblichen Migrationsweg in die neue Umgebung übernommen werden. Dennoch mussten diese Daten weiterhin revisionssicher für Prozessverantwortliche sowie interne und externe Auditoren verfügbar bleiben. Zusätzlich galt es, mehr als 20 individuell entwickelte Prozessapplikationen auf ihre Kompatibilität mit der neuen Zielplattform zu prüfen. Einige Anwendungen enthielten Funktionen und Artefakte, die nicht vollständig mit IBM WfPS kompatibel waren und individuell angepasst werden mussten. Gleichzeitig sollte die bewährte Arbeitsweise der Fachbereiche unverändert bleiben, um bestehende Geschäftsabläufe und Automatisierungen ohne Unterbrechung fortzuführen. Parallel zur technischen Transformation war zudem ein nachhaltiger Kompetenzaufbau innerhalb des DATEV-Teams erforderlich, damit die neue Plattform langfristig eigenständig betrieben und weiterentwickelt werden kann.

SVA begleitete DATEV von der Planung über die technische Umsetzung bis hin zum Know-how-Transfer im gesamten Modernisierungsprojekt. Gemeinsam wurde eine moderne Zielarchitektur auf Basis von IBM Cloud Pak for Business Automation und Red Hat OpenShift entwickelt und implementiert. Dabei entschied man sich bewusst für den Einsatz von IBM Workflow Process Service, da die benötigten Funktionen damit deutlich ressourceneffizienter bereitgestellt werden konnten als mit einer vollständigen IBM Business-Automation-Workflow-Installation.

Im ersten Schritt analysierten die SVA Experten sämtliche bestehenden Prozessapplikationen hinsichtlich ihrer technischen Kompatibilität mit der neuen Plattform. Nicht kompatible Komponenten wurden identifiziert, bewertet und durch individuelle technische Anpassungen ersetzt. Anschließend wurden mehr als 20 Prozessanwendungen erfolgreich auf die neue OpenShift Infrastruktur migriert. Dabei konnten die bestehenden Prozesse für die Fachbereiche weitgehend unverändert weiterbetrieben werden.

Ein zentraler Baustein des Projekts war die Entwicklung einer individuellen Archivierungslösung für über 51.000 abgeschlossene Prozessinstanzen. Da deren Übernahme in die neue Systemlandschaft technisch nicht möglich war, entwickelte SVA gemeinsam mit DATEV eine maßgeschneiderte Anwendung auf Basis von IBM WfPS, Java Spring Boot und MongoDB. Speziell konzipierte Dashboards ermöglichen Prozessverantwortlichen und Auditoren bis heute einen komfortablen, strukturierten und revisionssicheren Zugriff auf die archivierten Daten.

Darüber hinaus unterstützte SVA beim Aufbau und der Konfiguration der neuen Plattformumgebung sowie bei der Einführung moderner DevOps- und Container-Technologien. Die containerbasierte Architektur erlaubt eine bedarfsgerechte Skalierung der Ressourcen, erhöht die Verfügbarkeit und schafft die Grundlage für einen stabilen und wirtschaftlichen Betrieb. Ein besonderer Mehrwert lag in der breiten technologischen Expertise von SVA: Die Unterstützung umfasste sowohl die Migration der Workflow-Plattform als auch den Aufbau der OpenShift-Umgebung. Dadurch konnte DATEV mit einem zentralen Partner zusammenarbeiten und komplexe Abstimmungsprozesse zwischen mehreren Dienstleistern vermeiden. Parallel dazu wurden Mitarbeitende der DATEV im Rahmen eines praxisorientierten Hands-on-Ansatzes intensiv eingebunden, sodass notwendige Kompetenzen direkt im Projekt aufgebaut und unmittelbar angewendet werden konnten.

Mit der erfolgreichen Migration verfügt DATEV heute über eine moderne, cloudnative Prozessautomatisierungs-Plattform, die den zukünftigen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Die geschäftskritischen Workflow-Anwendungen konnten ohne wesentliche Einschränkungen für die Fachbereiche weiterbetrieben werden. Gleichzeitig wurde die technologische Grundlage geschaffen, um bestehende Prozesse flexibel weiterzuentwickeln und neue Automatisierungsanforderungen schneller umzusetzen.

Besonders wertvoll war die Kombination aus Plattform-, Infrastruktur-, Migrations- und Entwicklungskompetenz, die SVA aus einer Hand bereitstellen konnte. Die revisionssichere Archivierung von mehr als 51.000 Prozessinstanzen erfüllt zudem langfristige Compliance- und Prüfungsanforderungen, auch nach der Abschaltung der bisherigen Infrastruktur. Durch die Einführung der containerbasierten Architektur profitiert DATEV von höherer Skalierbarkeit, vereinfachten Betriebsprozessen und einer zukunftsfähigen DevOps-Arbeitsweise.

Auch der Wissenstransfer erwies sich als entscheidender Erfolgsfaktor. Die enge Zusammenarbeit zwischen den Teams ermöglichte einen nachhaltigen Kompetenzaufbau rund um OpenShift, IBM Cloud Pak for Business Automation und modernen Cloud-Native-Technologien. So konnten anfängliche Unsicherheiten im Umgang mit der neuen Technologie schnell abgebaut und in Begeisterung für die neuen Möglichkeiten verwandelt werden.

Die Zusammenarbeit wird auch künftig fortgesetzt: SVA begleitet DATEV weiterhin bei der Neu- und Weiterentwicklung von Prozessanwendungen, um bestehende Prozesse kontinuierlich zu optimieren und neue Anforderungen effizient umzusetzen. Das Projekt zeigt eindrucksvoll, wie sich geschäftskritische Workflow-Plattformen erfolgreich modernisieren lassen, ohne Kompromisse bei Stabilität, Compliance oder Benutzerfreundlichkeit einzugehen.