Digitales Auftragsmanagement für den Modulbau

Die EBERHARDT Modulbau Produktion GmbH & Co. KG mit Sitz in Blaubeuren zählt zu den etablierten mittelständischen Anbietern im deutschen Modulbaumarkt. Das Unternehmen plant und realisiert hochwertige modulare Gebäude- und Containerlösungen für Industrie, öffentliche Auftraggeber, Banken und die Bauwirtschaft. Mit einem hohen Anspruch an Flexibilität, Qualität und Geschwindigkeit begleitet EBERHARDT Modulbau seine Kunden von der Planung bis zur schlüsselfertigen Umsetzung.

Mit steigenden Projektzahlen und zunehmender Komplexität der Aufträge stieß die bestehende Prozesslandschaft bei EBERHARDT Modulbau an ihre Grenzen. Die Steuerung von Aufträgen und Fertigungsprojekten erfolgte über verschiedene, voneinander getrennte Systeme, Excel-Tabellen und E-Mail-Kommunikation. Dadurch entstanden Medienbrüche, die den Informationsfluss zwischen Vertrieb, Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Produktion, Logistik und Buchhaltung erschwerten. Der aktuelle Bearbeitungsstatus eines Auftrags war häufig nicht zentral verfügbar und musste durch bereichsübergreifende Rücksprachen ermittelt werden. Zudem mussten Daten mehrfach erfasst werden, was den administrativen Aufwand erhöhte und Fehlerquellen schuf. Auch die Auswertung von Durchlaufzeiten, Auslastungen oder möglichen Engpässen war nur mit erheblichem manuellem Aufwand möglich. Ziel des Projekts war daher die Einführung eines zentralen, digitalen Auftragsmanagement- Systems, das den gesamten Prozess standardisiert, transparenter macht und die Grundlage für künftiges Wachstum schafft.

Gemeinsam mit EBERHARDT Modulbau entwickelte SVA ein teilautomatisiertes Auftragsmanagement-System auf Basis von Atlassian Jira Cloud. Im Rahmen mehrerer Workshops analysierten die Experten zunächst die bestehenden Prozesse und definierten gemeinsam mit den Fachabteilungen ein Zielbild für die zukünftige Prozesslandschaft. Anschließend wurde eine zentrale Jira Cloud-Plattform aufgebaut, auf der jeder Auftrag als digitaler Vorgang angelegt und über den gesamten Lebenszyklus hinweg begleitet wird.

Dabei bildet das System sämtliche relevanten Prozessschritte von der Auftragserfassung über Planung, Einkauf und Fertigung bis hin zur Rechnungsstellung in standardisierten Workflows ab. Durch den Einsatz von Jira Automation konnten Statuswechsel, Aufgabenübergaben, Benachrichtigungen, Erinnerungen und Eskalationen automatisiert werden. Dadurch werden manuelle Tätigkeiten reduziert und gleichzeitig Prozesssicherheit sowie Nachvollziehbarkeit erhöht.

Ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Lösung sind individuell entwickelte Dashboards und Reporting-Funktionen. Management und Fachbereiche erhalten dadurch in Echtzeit Transparenz über Auftragsstatus, Fertigungsfortschritt, Ressourcenauslastung, Terminsituationen und potenzielle Engpässe. Die zentrale Datenhaltung schafft eine einheitliche Informationsbasis für alle beteiligten Abteilungen und reduziert Abstimmungsaufwände erheblich.

Neben der technischen Umsetzung unterstützte SVA bei der Entwicklung eines Rollen- und Berechtigungskonzepts, bei Tests und Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie bei der Schulung der Anwender. Die enge Verzahnung von technischer Jira-Expertise und tiefem Verständnis für die Anforderungen eines produzierenden Unternehmens ermöglichte eine Lösung, die exakt auf die Prozesse von EBERHARDT Modulbau zugeschnitten ist. Gleichzeitig bietet die cloudbasierte Plattform die notwendige Flexibilität und Skalierbarkeit, um zukünftige Anforderungen effizient abzubilden.

Mit der Einführung des neuen Auftragsmanagement-Systems verfügt EBERHARDT Modulbau heute über eine durchgängige digitale Prozessplattform für den gesamten Auftrags- und Fertigungsprozess. Informationen stehen zentral und in Echtzeit zur Verfügung, wodurch Transparenz und Nachvollziehbarkeit deutlich verbessert wurden. Standardisierte Workflows sorgen für klare Zuständigkeiten und unterstützen eine effiziente Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen.

Die Lösung schafft eine verlässliche Grundlage für die transparente und effiziente Steuerung von Aufträgen und Projekten. Durch die zentrale Verfügbarkeit aller relevanten Informationen können Entscheidungen schneller getroffen, Engpässe frühzeitig erkannt und Ressourcen gezielter eingesetzt werden. Gleichzeitig profitieren die Fachbereiche von einer höheren Informationsqualität und einer deutlich verbesserten Planungsgrundlage. Dies erhöht die Planbarkeit, stärkt die Prozessqualität und schafft optimale Voraussetzungen für weiteres Unternehmenswachstum.

Besonders überzeugt hat EBERHARDT Modulbau die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit SVA. Von der Anforderungsaufnahme über die technische Konzeption bis hin zum Go-Live und der kontinuierlichen Weiterentwicklung stand stets die optimale Unterstützung der Geschäftsprozesse im Fokus. Die Lösung wird auch nach dem Produktivstart kontinuierlich erweitert und an neue Anforderungen angepasst. Damit verfügt EBERHARDT Modulbau über eine zukunftsfähige Plattform, die weiteres Wachstum unterstützt und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig stärkt.