Zentrale Wissensdatenbank für kollaboratives Arbeiten mit Atlassian Confluence
Gesicherte Datenverfügbarkeit und optimierte Systeme für den Wahnbachtalsperrenverband
Wahnbachtalsperrenverband
Der WTV ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Sitz in Siegburg. Er liefert qualitativ hochwertiges und preisgünstiges Trinkwasser für zirka 800.000 Menschen in der Region Bonn/Rhein-Sieg/Ahr. Rund 200 spezialisierte Mitarbeiter inklusive Auszubildende der unterschiedlichsten Berufsgruppen sind in der Wassergewinnung, Trinkwasseraufbereitung und -verteilung, im Wasser- und Bodenschutz sowie in weiteren Berufsfeldern tätig.
Herausforderung
Das Hauptziel des WTV war es, eine permanente Verfügbarkeit von Dokumentationen zu gewährleisten durch eine zentrale und kollaborativ nutzbare Wissensdatenbank, die möglichst durch geringen Aufwand an die Anforderungen des WTVs anpassbar ist. Dies sollte in der bereits eingesetzten Atlassian Confluence Software sichergestellt werden, auch wenn die Hauptinstanz aufgrund unvorhersehbarer Umstände (durch technische Defekte, Stromausfälle, Naturkatastrophen etc.) nicht mehr erreichbar sein sollte. Zu Beginn des Projekts war dazu rasch ein Lösungsweg identifiziert worden: Die Implementierung von einer Master-und zwei Remote-Confluence-Instanzen inklusive der Replikation der Daten durch Comalatech Plug-ins. Dabei sollten die verschiedenen Instanzen in unterschiedlichen Sub-Netzen und Server-Standorten implementiert werden, um bei Ausfällen der Master-Instanz weiterhin über eine der beiden Remote-Instanzen auf die abgelegten Dokumentationen in Confluence zugreifen zu können. Grundlegend sollten außerdem die PLT-Abteilung und die IT-Abteilung in die Nutzung eingebunden werden.
Lösung
Die SVA-Experten haben zunächst für jede Abteilung einen separaten Bereich in Atlassian Confluence angelegt und die Software als Knowledge-Base auf drei verschiedenen Servern in drei Sub-Netzen des WTVs implementiert. Dabei agiert eine Instanz als Master- und die anderen beiden als Remote-Instanzen. In der Master-Instanz erstellen und rufen die Mitarbeiter des WTVs im regulären Betrieb ihre Dokumentationen ab. Diese und andere Artikel werden nach erteilter Freigabe über einen Workflow zweier Atlassian-Plug-ins des Herstellers Comalatech automatisch in die beiden Remote-Instanzen repliziert. Für jeden Confluence-Bereich musste dafür die Ziel-Instanz und der Ziel-Bereich in der Remote-Instanz konfiguriert werden. Anschließend wurde der Remote Publishing Workflow für den Bereich als Standard-Workflow eingestellt, um bei der Freigabe die Seiten auf die Remote-Instanzen zu kopieren. Damit werden nun umständliche und äußerst zeitaufwendige Daten-Backups und sogenannte Refreshes, also eine Aktualisierung der Daten in den Remote-Instanzen durch Imports der Backups, vermieden und die Daten bleiben in allen Instanzen jederzeit auf dem neuesten Stand.
Optimales Ergebnis
Durch den hohen Grad an Customizing-Optionen in Atlassian Confluence, speziell in Kombination mit Plug-ins von Drittanbietern wie Comalatech, können maßgeschneiderte Lösungen geschaffen werden und dies – wie bei der hier genutzten Server-Bereitstellungsoption – mit relativ niedrigen Kosten für eine Perpetuum-Lizenz. Die Mitarbeiter können nun gemeinsam und zeitgleich in einem Tool am Aufbau der internen und teilweise extern zugänglichen Wissensdatenbank arbeiten. Die „Single Source of Truth“ an Dokumenten ist von den berechtigten Usern bzw. Abteilungen einsehbar, getätigte Änderungen können über
die Versionshistorie nachvollzogen und gegebenenfalls rückgängig gemacht werden.
Nach der erfolgreichen Implementierung und Konfiguration der resilienten Confluence-Instanzen auf den Servern des WTVs wurden die Applikationen einem User Acceptance Test (UAT) unterzogen und die Ergebnisse sind mehr als zufriedenstellend. Die Datensicherheit ist nun durch das Steuern der Sichtbarkeit der Confluence-Seiten über Gruppen gewährleistet. Der Freigabe-Workflow durch die Einführung der Comalatech-Plug-ins bringt zusätzlich den Vorteil einer Kontrolle des aktuellen Bearbeitungsstands von Seiten. Die so gesicherte Uptime und Datenverfügbarkeit der Dokumentationen wird zukünftig zu einer erhöhten Arbeitseffektivität führen, da es zu keinen Komplettausfällen mehr kommen kann.
