Zukunftssichere Kalkulationsprozesse

Wie VEDDER und SVA die Grundlage für eine moderne, skalierbare Angebotslösung geschaffen haben.

Seit ihrer Gründung im Jahr 1891 hat sich VEDDER von einem traditionellen Handwerksbetrieb zu einem international anerkannten Unternehmen für exklusive Innen- und Außenausstattungen entwickelt. Das Unternehmen arbeitet weltweit mit führenden Partnern zusammen und realisiert hochwertige Wohn- und Lebensräume zu Land, zu Wasser und in der Luft. VEDDER verbindet präzise Ingenieurs- und Handwerksqualität mit moderner Technologie und setzt dabei auf umfassendes Material-Know-how. Mit über 400 Mitarbeitenden an zwei Standorten und der größten Produktionsfläche der Branche nimmt das Unternehmen eine führende Marktposition in der Ausstattung von Luxusobjekten ein.

VEDDER stand vor der Aufgabe, ihre bestehende Kalkulationslandschaft grundlegend zu modernisieren und zukunftssicher auszurichten. Bislang wurden Angebotskalkulationen auf Basis einer Excel-Datei sowie einer historisch gewachsenen Access-Applikation durchgeführt. Beide Lösungen waren über viele Jahre hinweg erweitert worden, wurden jedoch zunehmend schwer wartbar, boten nur eingeschränkte Performance und konnten den steigenden Anforderungen eines international tätigen Marktführers nicht mehr gerecht werden. Zudem ermöglichte die bestehende Systemarchitektur weder eine zentrale Bereitstellung noch eine verlässliche Skalierbarkeit, was die Weiterentwicklung interner Prozesse behinderte.

Vor diesem Hintergrund verfolgte VEDDER das Ziel, die bisherigen Werkzeuge durch eine moderne, benutzerfreundliche und zukunftsorientierte Applikation zu ersetzen, die den hohen Qualitätsanspruch des Unternehmens im Angebotswesen widerspiegelt. Für einen so renommierten Hersteller ist eine präzise, belastbare und effiziente Angebotskalkulation ein zentraler Erfolgsfaktor. Eine stabile Softwarelösung trägt wesentlich dazu bei, die Marktposition zu sichern und die Expertise im Umgang mit komplexen Kalkulationen zu erhalten.

Der Wunsch war also eine Lösung, die langfristig skalierbar bleibt und moderne Anforderungen – wie mobile Nutzung, höhere Performance und bessere Wartbarkeit – zuverlässig erfüllt. Gleichzeitig sollte die neue Applikation intuitiv bedienbar sein, um Anwenderinnen und Anwender aus Fachbereichen, Vertrieb und Projektmanagement optimal zu unterstützen und Fehlerquellen zu reduzieren. Um diese Ziele zu erreichen, wurde ein zweitägiger Product Vision Workshop durchgeführt, in dem alle relevanten Stakeholder – von der Geschäftsführung über die IT bis hin zu den betroffenen Fachbereichen – gemeinsam die Anforderungen an die zukünftige Software erarbeiteten. Die Entscheidung für die SVA basierte auf der langjährigen, positiven Zusammenarbeit und der Erfahrung, heterogene Teams zielgerichtet zu moderieren sowie komplexe fachliche und technische Anforderungen strukturiert zu qualifizieren und zu priorisieren.

Die größten Pain Points lagen in der bisherigen Kalkulationssoftware für den Innenausbau: fehlende zentrale Datenhaltung, begrenzte Performance, hohe Fehleranfälligkeit durch parallele lokale Nutzung, eingeschränkte Wartbarkeit sowie steigende technische Risiken aufgrund des Alters der Access Applikation. Diese Faktoren führten zu Verzögerungen, ineffizienten Abläufen und Risiken hinsichtlich Transparenz, Verlässlichkeit und Qualität in der Angebotserstellung – einem geschäftskritischen Prozess für VEDDER.

Die Ergebnisse bildeten eine fundierte Basis für die Budgetierung der erwarteten Entwicklungskosten und schufen Transparenz über Nutzen, Prioritäten und technische Anforderungen. Im Workshop wurden der bestehende Ist-Prozess systematisch aufgenommen und ein Soll-Prozess definiert, der zukünftige Anforderungen und Optimierungspotenziale berücksichtigt. Dadurch konnten interne Abläufe geschärft und die Zielsetzung für die neue Lösung präzisiert werden.

Die Mitarbeitenden reagierten sehr positiv auf Ablauf und Gestaltung des Workshops. Besonders hervorgehoben wurden die strukturierte Moderation, die offene Zusammenarbeit und das geschaffene gemeinsame Verständnis über Rollen, Erwartungen und Anforderungen. Diese breite Einbindung aller Beteiligten förderte eine verbesserte interne Abstimmung und erhöhte die Akzeptanz für die geplante Lösung.

SVA übernahm in diesem Prozess die inhaltliche und methodische Führung. Dazu gehörte die detaillierte Analyse der individuellen Rahmenbedingungen und Herausforderungen, das Erfassen der Bedürfnisse der verschiedenen Fachbereiche sowie das Schaffen eines einheitlichen Zielbilds. Darauf aufbauend wurde eine priorisierte Funktionsliste für die erste Version der möglichen Neuentwicklung erstellt.

Darüber hinaus analysierte SVA die bestehende Systemarchitektur und beriet hinsichtlich sinnvoller zukünftiger Architekturkonzepte, benötigter Schnittstellen und nicht funktionaler Anforderungen wie Skalierbarkeit, Performance und Wartbarkeit. Ein weiterer zentraler Beitrag war die Herausarbeitung der übergeordneten Unternehmensziele, die mit der neuen Softwarelösung erreicht werden sollen. Durch diese strukturierte Vorgehensweise konnte SVA eine klare Orientierung schaffen, interne Prozesse stärken und die Grundlage für eine zukunftssichere Neugestaltung der Kalkulationslandschaft legen.

Die Ergebnisse des Product Vision Workshop haben der VEDDER GmbH eine klare Entscheidungsgrundlage für die potenzielle Neuentwicklung der Kalkulationssoftware geliefert. Die Zusammenarbeit zwischen VEDDER und SVA war geprägt von Offenheit, Transparenz und einem gemeinsamen Verständnis für die Projektziele. Die strukturierte Erarbeitung von Anforderungen, Zielbildern und technischen Optionen zeigte, wie wertvoll ein partnerschaftlicher Austausch für komplexe Digitalisierungsinitiativen ist. Mit dem definierten Zielbild und den priorisierten Anforderungen verfügt VEDDER über eine solide Grundlage, um das Projekt zu einem geeigneten Zeitpunkt wiederaufzunehmen und die Zukunftsfähigkeit ihrer Kalkulationsprozesse langfristig zu sichern.